Marketing en verkoop
Mailboxautomatisering voor efficiëntie en compliance
Efficiëntie wordt van het grootste belang wanneer strenge normen voor naleving en hoge boetes in het spel komen.
Context en doelstellingen
Een toonaangevend logistiek bedrijf stond voor een kritieke operationele uitdaging: het verwerken en verifiëren van transportfacturen.
De arbeidsintensieve taak vereiste meerdere fulltime werknemers (FTE's) om duizenden e-mails per jaar te verwerken. Transportbedrijven over de hele wereld stuurden facturen met kritieke bijlagen die zorgvuldig gecontroleerd moesten worden om te voorkomen dat er te veel betaald zou worden voor niet-geleverde of verkeerd geprijsde diensten.
Niets doen bracht aanzienlijke risico's met zich mee: financiële verliezen door boetes voor het niet nakomen van de deadline, betalingsfouten en administratieve inefficiëntie.
Door middel van een Agilytic kon het bedrijf een gestroomlijnd proces implementeren om de behoefte aan personeel te verminderen, de kwaliteitscontrole te versterken en aanzienlijke kostenbesparingen te realiseren.
Het doel was duidelijk: de factuurverwerking automatiseren om de administratieve last te verminderen en tegelijkertijd nauwkeurigheid en naleving te garanderen.
Benadering
We implementeerden een gefaseerde strategie om deze uitdaging aan te gaan, te beginnen met een Proof-of-Concept (POC) voordat we overgingen op volledige industrialisatie. Onze aanpak omvatte de volgende belangrijke stappen:
Het bedrijfsproces begrijpen: Een grondige analyse van de bestaande workflow onthulde hiaten in de documentatie en inefficiënties.
Integratie van AI en LLM: We ontwikkelden een systeem voor het extraheren van factuurinhoud met behulp van een multimodaal Large Language Model (LLM). Dit systeem zette facturen om in HTML-bestanden en zorgde tegelijkertijd voor een nauwkeurige gegevensvastlegging.
Controle op naleving: Het systeem verifieerde bedrijfsnummers op facturen aan de hand van interne records om compliance te garanderen.
Structureren van transportgegevens: We hebben de transportgegevens gestructureerd en gevalideerd aan de hand van de interne transportdatabase met behulp van Python-logicaregels en Pandas om discrepanties vast te stellen.
Administratieve automatisering: Via onze samenwerking met B_Robots hebben we UiPath geïmplementeerd om administratieve taken te automatiseren, waaronder het uploaden van e-mailbijlagen, AI-module triggers en rapportupdates.
Coaching en documentatie: We zorgden voor uitgebreide procesdocumentatie en coachten de IT-afdeling om een soepele overgang naar de industrialisatiefase te garanderen.
Resultaten
Het project leverde uitzonderlijke resultaten op. Het proof of concept toonde aan dat er jaarlijks meer dan € 100.000 aan arbeidskosten bespaard kon worden met de implementatie van de geïndustrialiseerde versie.
Naast deze kostenbesparingen maakte de automatisering waardevol personeel vrij om zich op strategische taken te richten.
Dit project diende ook als de eerste succesvolle AI-implementatie van de klant, waardoor een momentum voor innovatie werd gecreëerd en de interesse in het verkennen van AI-toepassingen in de hele organisatie werd aangewakkerd.
De succesvolle optimalisatie van de verwerking van transportfacturen heeft de organisatie in staat gesteld om soortgelijke automatiseringsstrategieën uit te breiden naar andere dochterondernemingen, om zo de operationele efficiëntie en effectiviteit te vergroten.
Om de vertrouwelijkheid te waarborgen, kunnen we bepaalde gegevens in onze casestudy's wijzigen.